Online maatwerk voor Corporate Express
7 november 2008 (Automatisering Gids)
• Leverancier van kantoorartikelen breidt uit op ontwikkelplatform Force.com
Het begrip ‘Platform as a Service’ (PaaS) krijgt vorm met initiatieven van Salesforce.com, Amazon, Google en sinds vorige week ook Microsoft (Azure). Maar PaaS moet zich nog grotendeels bewijzen. Kantoorartikelenleverancier Corporate Express is een van de eerste grote bedrijven in Nederland die stappen heeft gezet op PaaS-gebied, zij het zonder daar in eerste instantie op uit te zijn.
Corporate Express levert kantoorartikelen (van paperclips tot bureaus) aan met name grote bedrijven die contracten met het bedrijf hebben afgesloten. Corporate Express kon goed uit de voeten met de verkoopfunctionaliteit van de oorspronkelijke online-SFA-applicatie (sales force automation) van Salesforce.com. Aan de inkoopkant begon er vorig jaar echter iets te knagen. Het bedrijf is internationaal, met vijftien eigen landenvestigingen en nog eens zeven partners. De inkoop is centraal geregeld; de inhoud van op Europees niveau afgesloten contracten die met leveranciers zijn gesloten, moet worden gecommuniceerd naar 22 landenorganisaties. Daar komt nog eens bij dat de leveranciers marketingbijdragen leveren in de vorm van kortingen, vergoedingen voor catalogusvermeldingen et cetera.
De omgang met al die afspraken is een complex proces, dat tot dusver is gefaciliteerd door de periodieke uitwisseling van spreadsheets. Luc de Lange, sourcing director van Corporate Express, spreekt van “een rijkelijk inefficiënt proces. In al die landen zijn prachtige Excel-dingen gebouwd om bij te houden bij welke leverancier er waarop recht is en aan welke condities er moet worden voldaan en of er al gefactureerd is.” Een dergelijke handmatige werkwijze móét haast wel fouten opleveren, denkt De Lange. “Je weet niet hoeveel je misloopt aan niet-geïnde bijdragen.”
Er moest een beter systeem komen. Oplossingen op basis van Access, SAP, Ariba en Solvent passeerden de revue, maar uiteindelijk kwam Corporate Express weer terecht bij Salesforce.com, dat – weliswaar met de hulp van een consultingpartner van Salesforce.com – de benodigde maatwerkfunctionaliteit op zijn eigen platform kon bieden. “Dat bleek de enige manier om een compleet ongestructureerd proces stap voor stap te structureren.”
De betrokken consultant Jan Selis, senior implementation consultant van 4C Consulting, bevestigt de complexiteit van met name het kortingenproces van Corporate Express. De communicatie over de contracten was met enkele trucs nog wel in de SFA-applicatie zelf te configureren. Maar in overleg met Salesforce.com is voor het kortingendeel een extra integratietool geselecteerd dat rechtstreeks met Salesforce.com ‘praat’ (via de API) en dat beschikbaar is op de AppExchange van diezelfde leverancier.
Een van de dingen die daarmee gemaakt zijn, is het inlaadproces van prijslijsten. “Die werden aangeleverd als CSV-Excel-sheets om voor de hele organisatie in Europa beschikbaar te komen. Met Cast Iron hebben we ervoor gezorgd dat je vanuit Salesforce.com een bericht naar de Cast Iron-box stuurt, die vervolgens via een webservice zo’n spreadsheet ophaalt en dan via de API de prijslijst in Salesforce.com vult.”
Selis voegt daar meteen aan toe dat hij het op dit moment anders zou doen. Sinds de start van het project bij Corporate Express zijn immers twee nieuwe tools van Salesforce.com geïntroduceerd, namelijk de onlineprogrammeertaal Apex en VisualForce (voor het online bouwen van interfaces). “Met Apex kun je functionaliteiten rechtstreeks op het platform bouwen, dus veel dichter bij de Salesforce.com-applicatie.” Maar bij Corporate Express is er nog een ander aspect: de batchverwerking. “Salesforce.com is een transactiegerichte omgeving. Bij Corporate Express wilden we een proces waarmee je in een grote batch in één keer al die kortingsdefinities draait om tot de juiste gegevens te komen die op de factuur moeten. Apex blijft wat dat betreft nog steeds een transactiegerichte tool.”
Tegenwoordig past 4C Consulting bij andere klanten wel de mogelijkheden van Apex en VisualForce toe. “Bij Corporate Express hebben we een applicatie gebouwd die bijna niets met de klassieke sales force automation te maken heeft en daar zijn we toch vrij dicht bij de standaardfunctionaliteit van Salesforce.com gebleven. Momenteel zijn we bezig bij een klant waar het onderwerp in feite SFA is, dus de standaardbusiness van Salesforce.com, maar daar zijn we juist meer aan het afwijken van de standaardapplicaties. We gebruiken daarbij Apex en VisualForce en dat is een stap voorwaarts in de richting van ‘platform as a service’.”
De Lange van Corporate Express is uitermate content over het resultaat, dat rond deze tijd in gebruik genomen moet worden. “Het sterke is dat het kan meegroeien met je eigen professionalisering. Dat is volgens mij anders dan bij het SAP-model.” SAP is het standaard-ERP-systeem van Corporate Express. “Dat is redelijk stringent en daarmee klaar. Je komt nu natuurlijk zelf met de specificaties. Vergeleken met wat ik van SAP-implementaties hoor, is dit ook een stuk makkelijker, voor kosten die een fractie zijn van wat het bij SAP in maatwerk zou kosten.”
De Lang maakt wel een voorbehoud voor dit soort projecten. “Je moet mensen hebben die redelijk procesmatig ingesteld zijn. En het was in dit geval een compleet ongestructureerd proces.” Het bouwen bleek in de praktijk een zeer iteratief proces, wat hem meeviel. “Als er iets moest worden gewijzigd, hoefden de bouwers niet van nul weer te beginnen.” Volgens Selis is dat grotendeels de aanpak van 4C, “maar het platform laat het ook toe heel snel dingen te demonstreren.”