De vergeetachtige overheid
Digitaal Bestuur, oktober 2010
De overheid moet haar dossiers, documenten en andere informatie goed op orde hebben om zich te kunnen verantwoorden, transparant te zijn en zeker ook doelmatig. Maar die verantwoordelijkheid is met de voortschrijdende digitalisering in het slop geraakt. Veel zicht op verbetering is er vooralsnog niet.
Help, een WOB-verzoek! Naarstig verzamelt een ambtenaar relevante documenten, emails, afschriften en rapportages. Gevoelige informatie streept hij nog snel even met een zwarte stift door en het geheel bundelt hij in een aantal PDF-bestanden in de hoop daarmee voldoende informatie te hebben vergaard om de indiener van het verzoek tevreden te stellen. Gezien de resultaten van recente WOB-verzoeken moet dit zo ongeveer de praktijk zijn. Dat de overheid doorgaans haar informatie nog steeds niet bewaart op een manier die verantwoording, transparantie, en doelmatigheid bevordert, is de afgelopen jaren ook in een reeks rapporten wel duidelijk geworden.
Begin dit jaar deed de Algemene Rekenkamer nog een flinke duit in het zakje met het rapport ‘Informatiehuishouding van het Rijk’. Daarover is onvoldoende nagedacht, vindt de Rekenkamer. Veel aandacht gaat uit naar losse problemen. zoals het inhalen van de achterstand in het digitaliseren van maar liefst 800 kilometer papieren archieven, maar er is geen eenduidige visie op wat er moet gebeuren met de groeiende actuele stroom aan digitale gegevens in emails, op departementale netwerkschijven, in vakapplicaties, laat staan in modernere communicatiemiddelen als Twitter. Het zijn allemaal plekken waar digitale informatie verstopt is en dus niet of moeilijk beschikbaar op de momenten dat er behoefte aan is: bij WOB-aanvragen, bij geschillen of bij (parlementaire) enquêtes. En ondanks diverse plannen en het kabinetsbesluit vanaf 2015 de departementen min of meer papierloos te laten werken, komt er nauwelijks verbetering in de situatie. En bij de decentrale overheden is de situatie niet veel beter.
Net als papieren informatie moet digitale informatie goed bewaard en ontsloten worden, maar ‘archief’ en ‘digitaal’ zijn ook twee woorden die elkaar niet zo goed lijken te verdragen. Het aloude archief roept associaties op met mappen met getypte of zelfs handgeschreven documenten, opbergkasten en doordachte systemen die je helpen terugvinden wat je zoekt. Maar met informatie die een digitale oorsprong heeft in bijvoorbeeld tekstverwerkers, administratieve systemen of emailprogramma’s kan van alles gebeuren: die is te printen, te dupliceren, te verspreiden in aangepaste/ingekorte versies, te scannen. Die informatie kan vooral ook erg makkelijk zoek raken of op ongewenste plekken opduiken. Grip houden op die informatie is dan ook een kwestie van ‘aanpakken bij de bron’. En dat is nu juist waar het bij de overheid aan schort.
Dat de controle op de actuele informatiehuishouding van de rijksoverheid (inclusief de ZBO’s) is ondergebracht bij een OCW-afdeling die Erfgoedinspectie heet, illustreert de vreemde verhouding die de zorg voor overheidsinformatie met het digitale tijdperk heeft. Op basis van de Archiefwet 1995 houdt de Erfgoedinspectie toezicht op de kwaliteit van de creatie en het beheer van de informatie van de centrale overheid. Arjen van der Kuijl, hoofdinspecteur Collecties/Archieven bij de Erfgoedinspectie, zegt overigens ‘midden in de discussie’ te zitten. In de documenthuishouding is volgens hem al jaren een grote ‘individualisering’ aan de gang, waardoor een grote versnippering van overheidsinformatie is ontstaan. Hoe dossiers vorm krijgen, is erg afhankelijk van de medewerker. Hij geeft een typerend voorbeeld uit de 19 jaar dat hij zelf bij Justitie werkte: “Net op het moment dat ik daar binnenkwam werden de typekamers afgeschaft en werden de postkamers kleiner gemaakt; er waren overal systemen voor.” Daarmee verdwenen ook de mensen die wisten hoe nieuwe stukken genummerd en bewaard dienden te worden. De zorg voor de informatie werd vooral naar de individuele ambtenaar geschoven. “Ik heb vervolgens in die 19 jaar geen enkele aanwijzing gekregen over hoe ik met mijn dossiers moest omgaan. Het is dat ik historicus ben van achtergrond en gevoel heb voor het kunnen opzoeken van stukken. Zo is er een flink stuk archief rond de politiewet en de fusie tussen gemeente- en rijkspolitie ontstaan, maar dat was gewoon puur uit liefhebberij.” De prikkel om zorgvuldig om te gaan met overheidsinformatie is er bij de individuele ambtenaar nog nauwelijks, wil hij maar zeggen.
Het beheer van overheidsinformatie begint bij het creëren, vindt ook Marianne Loef, provinciaal archiefinspecteur in Noord-Holland. Zij en haar collega’s inspecteren provincies, waterschappen én gemeenten. “Vroeger was een archivaris iemand die achteraf voor documenten ging zorgen, maar tegenwoordig moet een archivaris van tevoren betrokken zijn bij de inrichting van een systeem, want anders gaat het vanaf het begin al fout.” Het aloude door de VNG uitgedachte registratiesysteem voor papieren stukken (met 10-cijferige classificatiecodes) is is de digitale praktijk niet gebruikt. “En de ICT’ers en de afdelingen die de nieuwe digitale informatie beheren zeggen: ‘ja, maar dat is geen archief, dat is mijn systeem, dat valt niet onder de archiefwet.” De benodigde maatregelen moeten volgens haar wel van verschillende kanten tegelijk komen. “ICT’ers, archivarissen en gewone managers moeten veel meer met elkaar praten dan ze nu doen. Het archiefwezen is bezig met het opzetten van eDepots en informatiemanagers zijn bezig met het NUP [Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid], maar ik zie die ontwikkelingen elkaar nog niet raken. Misschien moet er eerst een flink ongeluk gebeuren.”
Loef, gepokt en gemazeld in het informatiebeheer bij verschillende overheidslagen, ziet wel positieve ontwikkelingen, maar ziet het vaak net zo hard weer misgaan. “De vele Egem-i-plannen in de gemeenten en het NUP hebben verbetering gebracht, maar het staat overal nog in de kinderschoenen, terwijl links en rechts weer nieuwe systemen ontstaan, waarin buiten het centrale archiefsysteem om van alles digitaal gebeurt.” Ze neemt de systemen voor de Wabo en DURP (digitale bestemmingsplannen) als voorbeeld. “Er is gekozen om een Omgevingsloket te bouwen dat door het ministerie van Vrom wordt bijgehouden. Je zou zeggen: archiveer het daar dan meteen in een goed eDepot. Maar er is besloten de individuele gemeenten, provincies en waterschappen zelf het dossier te laten beheren dat ze afhandelen.” In de software-oplossingen die gemeenten voor de Wabo hebben gekozen, is archivering echter vaak een blinde vlek en integratie met het nog verse document-managementsysteem (DMS) is lastig. “Het probleem is in de volle urgentie nog niet duidelijk. Wel zie je dan weer allerlei tussenoplossingen zoals vanuit het Wabo-systeem printen en dat vervolgens weer scannen in het DMS.”
Inspecteur Lodewijk Hovy van de Erfgoedinspectie vindt het vooral belangrijk dat de departementen in de trage evolutie naar een ordentelijk informatiebeheer werken aan het faciliteren van een situatie waarin ambtenaren zonder al te veel nadenken de juiste dingen doen met nieuwe informatie. “Veel gaat via de email. Je hebt 125.000 departementale ambtenaren en dat zijn dus allemaal archiefvormers. Daar moet je een systeem voor opzetten dat zo gebruiksvriendelijk mogelijk is en dat niet te zwaar moet zijn. Dat lees je in alle rapporten: laat ze niet te veel handelingen verrichten, want dan zoeken ze vluchtwegen.” Hovy denkt dat op departementaal niveau het ministerie van BZK een voorloper is. Maar de realiteit is weerbarstig. In een rapport uit april van dit jaar van Het Expertise Centrum (HEC), in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) valt over BZK het volgende te lezen:
‘BZK werkt al enige jaren met Digidoc en daarmee is digitaal werken voor de formele stukkenstroom gerealiseerd. In het omgaan met de stukkenstroom rond vergaderingen en bijbehorende e-mails is in Digidoc voorzien, maar in sommige gevallen gebruiken medewerkers daar, anders dan bedoeld, Digidoc niet voor. Ondanks digitale beschikbaarheid van stukken wordt er niet minder geprint dan vóór Digidoc.’
De ministeries pakken het probleem vooralsnog elk op hun eigen manier aan – van der Kuijl vindt dat eigenlijk vreemd, ook al zijn de ministeries vaak verschillend. “Als die ministeries toch weer op hun eigen manier die toegankelijkheid organiseren, dan is de arme onderzoeker die een proces onderzoekt dat in drie ministeries heeft gezeten, weer de klos. Het politievraagstuk lag ook over twee departementen verspreid.”
De in 2008 vastgestelde Baseline, een verzameling normen waar de departementen van uit moeten gaan bij de aanpak van hun informatiehuishouding, wordt nog maar mondjesmaat toegepast. Maar Van der Kuijl en Hovy zijn toch hoopvol over de Baseline. Hovy: “De normen zelf zijn wel abstract, maar gaan vrij ver. Ze gaan bijvoorbeeld over de risicowaardering van je werkprocessen, dus ook van je informatie. Er zit een vragenlijst aan vast en die is veel concreter. En dit jaar wordt er bij alle ministeries gewerkt aan verbetering van die vragenlijst.” In een recent rapport ‘Zelfregulering en zelfevaluatie in de informatiehuishouding van ministeries’, dringt de Erfgoedinspectie er sterk op aan de Baseline een vaste plek te geven in de audit- en controlorganisaties van de departementen.
Een andere goede invloed zien Van der Kuijl en Hovy uitgaan van de aanstelling van de departementale CIO’s (hoofden automatisering) waarmee regelmatig constructief overleg plaatsvindt. “Daarmee is voor ons het glas toch wel halfvol”, zegt Van der Kuijl.
Marianne Loef lijkt iets minder optimistisch over de waarschijnlijkheid van een integrale aanpak bij de decentrale overheden. “In de nieuwe midoffice wordt vaak ruimte gemaakt voor een DMS of een andere document managementfunctie. Mijn kritiek is dat veel nieuwe systemen daar op dit moment dan weer buiten blijven. En in de referentiearchitecturen als NORA en GEMMA is ook te weinig aandacht voor dit soort ontwikkelingen.” Gelukkig zorgen sommige onderdelen van het NUP wel voor meer eenduidigheid in de gegevens, zoals bij de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), beaamt Loef.
De ‘DIV’ers’ (de medewerkers Documentaire InformatieVoorziening), de mensen die kennis hebben van archiveren, zijn een beetje de weeskinderen van het digitale tijdperk geworden. Maar hun functie is niet achterhaald, vindt Loef. “Het vakgebied is van MBO- niveau en dat moet naar HBO- of zelfs naar Universitair niveau. Die kennis moet vernieuwd worden. Het is niet zo dat je de kennis van het archiveren niet meer nodig hebt, want toegankelijkheid en vindbaarheid, daar hebben ICT’ers bijvoorbeeld geen verstand van. Je kunt de archivarissen in Nederland wel verwijten dat ze zich er zo weinig actief mee bemoeien.” Ook Van der Kuijl wil de DIV’ers graag in ere herstellen. “Je hebt die competenties nodig. Ze moeten een flink aandeel hebben in de ondersteuning van de processen. De nieuwe informatiedeskundige moet via het management de informatieverwerkende ambtenaren coachen, instrueren en bij de les houden.”
De overheid moet haar dossiers, documenten en andere informatie goed op orde hebben om zich te kunnen verantwoorden, transparant te zijn en zeker ook doelmatig. Maar die verantwoordelijkheid is met de voortschrijdende digitalisering in het slop geraakt. Veel zicht op verbetering is er vooralsnog niet.
Help, een WOB-verzoek! Naarstig verzamelt een ambtenaar relevante documenten, emails, afschriften en rapportages. Gevoelige informatie streept hij nog snel even met een zwarte stift door en het geheel bundelt hij in een aantal PDF-bestanden in de hoop daarmee voldoende informatie te hebben vergaard om de indiener van het verzoek tevreden te stellen. Gezien de resultaten van recente WOB-verzoeken moet dit zo ongeveer de praktijk zijn. Dat de overheid doorgaans haar informatie nog steeds niet bewaart op een manier die verantwoording, transparantie, en doelmatigheid bevordert, is de afgelopen jaren ook in een reeks rapporten wel duidelijk geworden.
Begin dit jaar deed de Algemene Rekenkamer nog een flinke duit in het zakje met het rapport ‘Informatiehuishouding van het Rijk’. Daarover is onvoldoende nagedacht, vindt de Rekenkamer. Veel aandacht gaat uit naar losse problemen. zoals het inhalen van de achterstand in het digitaliseren van maar liefst 800 kilometer papieren archieven, maar er is geen eenduidige visie op wat er moet gebeuren met de groeiende actuele stroom aan digitale gegevens in emails, op departementale netwerkschijven, in vakapplicaties, laat staan in modernere communicatiemiddelen als Twitter. Het zijn allemaal plekken waar digitale informatie verstopt is en dus niet of moeilijk beschikbaar op de momenten dat er behoefte aan is: bij WOB-aanvragen, bij geschillen of bij (parlementaire) enquêtes. En ondanks diverse plannen en het kabinetsbesluit vanaf 2015 de departementen min of meer papierloos te laten werken, komt er nauwelijks verbetering in de situatie. En bij de decentrale overheden is de situatie niet veel beter.
Net als papieren informatie moet digitale informatie goed bewaard en ontsloten worden, maar ‘archief’ en ‘digitaal’ zijn ook twee woorden die elkaar niet zo goed lijken te verdragen. Het aloude archief roept associaties op met mappen met getypte of zelfs handgeschreven documenten, opbergkasten en doordachte systemen die je helpen terugvinden wat je zoekt. Maar met informatie die een digitale oorsprong heeft in bijvoorbeeld tekstverwerkers, administratieve systemen of emailprogramma’s kan van alles gebeuren: die is te printen, te dupliceren, te verspreiden in aangepaste/ingekorte versies, te scannen. Die informatie kan vooral ook erg makkelijk zoek raken of op ongewenste plekken opduiken. Grip houden op die informatie is dan ook een kwestie van ‘aanpakken bij de bron’. En dat is nu juist waar het bij de overheid aan schort.
Dat de controle op de actuele informatiehuishouding van de rijksoverheid (inclusief de ZBO’s) is ondergebracht bij een OCW-afdeling die Erfgoedinspectie heet, illustreert de vreemde verhouding die de zorg voor overheidsinformatie met het digitale tijdperk heeft. Op basis van de Archiefwet 1995 houdt de Erfgoedinspectie toezicht op de kwaliteit van de creatie en het beheer van de informatie van de centrale overheid. Arjen van der Kuijl, hoofdinspecteur Collecties/Archieven bij de Erfgoedinspectie, zegt overigens ‘midden in de discussie’ te zitten. In de documenthuishouding is volgens hem al jaren een grote ‘individualisering’ aan de gang, waardoor een grote versnippering van overheidsinformatie is ontstaan. Hoe dossiers vorm krijgen, is erg afhankelijk van de medewerker. Hij geeft een typerend voorbeeld uit de 19 jaar dat hij zelf bij Justitie werkte: “Net op het moment dat ik daar binnenkwam werden de typekamers afgeschaft en werden de postkamers kleiner gemaakt; er waren overal systemen voor.” Daarmee verdwenen ook de mensen die wisten hoe nieuwe stukken genummerd en bewaard dienden te worden. De zorg voor de informatie werd vooral naar de individuele ambtenaar geschoven. “Ik heb vervolgens in die 19 jaar geen enkele aanwijzing gekregen over hoe ik met mijn dossiers moest omgaan. Het is dat ik historicus ben van achtergrond en gevoel heb voor het kunnen opzoeken van stukken. Zo is er een flink stuk archief rond de politiewet en de fusie tussen gemeente- en rijkspolitie ontstaan, maar dat was gewoon puur uit liefhebberij.” De prikkel om zorgvuldig om te gaan met overheidsinformatie is er bij de individuele ambtenaar nog nauwelijks, wil hij maar zeggen.
Het beheer van overheidsinformatie begint bij het creëren, vindt ook Marianne Loef, provinciaal archiefinspecteur in Noord-Holland. Zij en haar collega’s inspecteren provincies, waterschappen én gemeenten. “Vroeger was een archivaris iemand die achteraf voor documenten ging zorgen, maar tegenwoordig moet een archivaris van tevoren betrokken zijn bij de inrichting van een systeem, want anders gaat het vanaf het begin al fout.” Het aloude door de VNG uitgedachte registratiesysteem voor papieren stukken (met 10-cijferige classificatiecodes) is is de digitale praktijk niet gebruikt. “En de ICT’ers en de afdelingen die de nieuwe digitale informatie beheren zeggen: ‘ja, maar dat is geen archief, dat is mijn systeem, dat valt niet onder de archiefwet.” De benodigde maatregelen moeten volgens haar wel van verschillende kanten tegelijk komen. “ICT’ers, archivarissen en gewone managers moeten veel meer met elkaar praten dan ze nu doen. Het archiefwezen is bezig met het opzetten van eDepots en informatiemanagers zijn bezig met het NUP [Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid], maar ik zie die ontwikkelingen elkaar nog niet raken. Misschien moet er eerst een flink ongeluk gebeuren.”
Loef, gepokt en gemazeld in het informatiebeheer bij verschillende overheidslagen, ziet wel positieve ontwikkelingen, maar ziet het vaak net zo hard weer misgaan. “De vele Egem-i-plannen in de gemeenten en het NUP hebben verbetering gebracht, maar het staat overal nog in de kinderschoenen, terwijl links en rechts weer nieuwe systemen ontstaan, waarin buiten het centrale archiefsysteem om van alles digitaal gebeurt.” Ze neemt de systemen voor de Wabo en DURP (digitale bestemmingsplannen) als voorbeeld. “Er is gekozen om een Omgevingsloket te bouwen dat door het ministerie van Vrom wordt bijgehouden. Je zou zeggen: archiveer het daar dan meteen in een goed eDepot. Maar er is besloten de individuele gemeenten, provincies en waterschappen zelf het dossier te laten beheren dat ze afhandelen.” In de software-oplossingen die gemeenten voor de Wabo hebben gekozen, is archivering echter vaak een blinde vlek en integratie met het nog verse document-managementsysteem (DMS) is lastig. “Het probleem is in de volle urgentie nog niet duidelijk. Wel zie je dan weer allerlei tussenoplossingen zoals vanuit het Wabo-systeem printen en dat vervolgens weer scannen in het DMS.”
Inspecteur Lodewijk Hovy van de Erfgoedinspectie vindt het vooral belangrijk dat de departementen in de trage evolutie naar een ordentelijk informatiebeheer werken aan het faciliteren van een situatie waarin ambtenaren zonder al te veel nadenken de juiste dingen doen met nieuwe informatie. “Veel gaat via de email. Je hebt 125.000 departementale ambtenaren en dat zijn dus allemaal archiefvormers. Daar moet je een systeem voor opzetten dat zo gebruiksvriendelijk mogelijk is en dat niet te zwaar moet zijn. Dat lees je in alle rapporten: laat ze niet te veel handelingen verrichten, want dan zoeken ze vluchtwegen.” Hovy denkt dat op departementaal niveau het ministerie van BZK een voorloper is. Maar de realiteit is weerbarstig. In een rapport uit april van dit jaar van Het Expertise Centrum (HEC), in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) valt over BZK het volgende te lezen:
‘BZK werkt al enige jaren met Digidoc en daarmee is digitaal werken voor de formele stukkenstroom gerealiseerd. In het omgaan met de stukkenstroom rond vergaderingen en bijbehorende e-mails is in Digidoc voorzien, maar in sommige gevallen gebruiken medewerkers daar, anders dan bedoeld, Digidoc niet voor. Ondanks digitale beschikbaarheid van stukken wordt er niet minder geprint dan vóór Digidoc.’
De ministeries pakken het probleem vooralsnog elk op hun eigen manier aan – van der Kuijl vindt dat eigenlijk vreemd, ook al zijn de ministeries vaak verschillend. “Als die ministeries toch weer op hun eigen manier die toegankelijkheid organiseren, dan is de arme onderzoeker die een proces onderzoekt dat in drie ministeries heeft gezeten, weer de klos. Het politievraagstuk lag ook over twee departementen verspreid.”
De in 2008 vastgestelde Baseline, een verzameling normen waar de departementen van uit moeten gaan bij de aanpak van hun informatiehuishouding, wordt nog maar mondjesmaat toegepast. Maar Van der Kuijl en Hovy zijn toch hoopvol over de Baseline. Hovy: “De normen zelf zijn wel abstract, maar gaan vrij ver. Ze gaan bijvoorbeeld over de risicowaardering van je werkprocessen, dus ook van je informatie. Er zit een vragenlijst aan vast en die is veel concreter. En dit jaar wordt er bij alle ministeries gewerkt aan verbetering van die vragenlijst.” In een recent rapport ‘Zelfregulering en zelfevaluatie in de informatiehuishouding van ministeries’, dringt de Erfgoedinspectie er sterk op aan de Baseline een vaste plek te geven in de audit- en controlorganisaties van de departementen.
Een andere goede invloed zien Van der Kuijl en Hovy uitgaan van de aanstelling van de departementale CIO’s (hoofden automatisering) waarmee regelmatig constructief overleg plaatsvindt. “Daarmee is voor ons het glas toch wel halfvol”, zegt Van der Kuijl.
Marianne Loef lijkt iets minder optimistisch over de waarschijnlijkheid van een integrale aanpak bij de decentrale overheden. “In de nieuwe midoffice wordt vaak ruimte gemaakt voor een DMS of een andere document managementfunctie. Mijn kritiek is dat veel nieuwe systemen daar op dit moment dan weer buiten blijven. En in de referentiearchitecturen als NORA en GEMMA is ook te weinig aandacht voor dit soort ontwikkelingen.” Gelukkig zorgen sommige onderdelen van het NUP wel voor meer eenduidigheid in de gegevens, zoals bij de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), beaamt Loef.
De ‘DIV’ers’ (de medewerkers Documentaire InformatieVoorziening), de mensen die kennis hebben van archiveren, zijn een beetje de weeskinderen van het digitale tijdperk geworden. Maar hun functie is niet achterhaald, vindt Loef. “Het vakgebied is van MBO- niveau en dat moet naar HBO- of zelfs naar Universitair niveau. Die kennis moet vernieuwd worden. Het is niet zo dat je de kennis van het archiveren niet meer nodig hebt, want toegankelijkheid en vindbaarheid, daar hebben ICT’ers bijvoorbeeld geen verstand van. Je kunt de archivarissen in Nederland wel verwijten dat ze zich er zo weinig actief mee bemoeien.” Ook Van der Kuijl wil de DIV’ers graag in ere herstellen. “Je hebt die competenties nodig. Ze moeten een flink aandeel hebben in de ondersteuning van de processen. De nieuwe informatiedeskundige moet via het management de informatieverwerkende ambtenaren coachen, instrueren en bij de les houden.”
Rekenkamer:
problemen stapelen zich op Een 'duurzame informatiehuishouding' komt nauwelijks dichterbij, aldus het rapport ‘Informatiehuishouding van het Rijk; Overzicht van een dynamisch vraagstuk’, van februari dit jaar. Ook de Rekenkamer zelf komt zo in het nauw, want die is voor de uitvoering van haar taak afhankelijk van diezelfde informatiehuishouding. Er wordt aan veel deelvraagstukken gewerkt, maar veel oplossingen zijn nog niet voorhanden, zoals rijksbrede digitale depots. Daardoor stapelen de problemen zich op, stelt de Rekenkamer. Ook zien de onderzoekers over de hele linie een overschatting van ICT-oplossingen en onwetendheid over de kosten van de invoering daarvan. Het rijksbrede beleid van BZK en OCW is in theorie leidend, maar het is aan de afzonderlijke departementen de urgentie ervan te onderkennen. “Om de informatie van een organisatie van meet af aan én duurzaam toegankelijk te maken is aandacht en toewijding nodig in alle lagen van het bedrijfsproces, van de werkvloer tot en met de hoogste leiding.” Ook de omgang met email-, sms- en Twitter-verkeer moet op die manier serieus genomen worden, aldus de Rekenkamer. Minister Plasterk van OCW en staatssecretaris Bijleveld van BZK hebben in een reactie de omschreven problematiek onderkend en onderschrijven de noodzaak van modernisering van de informatiehuishouding. Het overdadige vertrouwen in ICT-oplossingen zou volgens hen overigens worden ingeperkt door de invoering van de CIO-rol binnen de departementen. |
Rapporten en richtlijnen
Een Dementerende Overheid? - Rapport van de Erfgoedinspectie uit 2005 waarin voor het eerst een structureel probleem wordt geschetst van de omgang met digitale verantwoordingsinformatie bij de rijksoverheid. Informatie Op Orde - Een in 2006 gestart vijfjaren-programma met 8 actielijnen, die het archiefbeheer bij de rijksoverheid moeten verbeteren: Baseline informatiehuishouding, Audit, control en toezicht, Samenwerking en kennis, Digitale vervanging, Archiefselectie, Bewerking van papier naar digitaal, Duurzaam beheer en behoud, en Herziening wet- en regelgeving. Baseline - Een minimale normenset voor de inrichting en kwaliteitsborging van de informatiehuishouding bij het rijk. Baseline harmoniseert in feite overlappende bepalingen uit verschillende wetten tot één overzichtelijker set van eisen. De bijbehorende vragenlijst wordt momenteel verder uitgewerkt. RODIN Het Referentiekader Opbouw Digitaal INformatiebeheer is vergelijkbaar met Baseline, maar meer toegespitst op en uitgewerkt voor toepassing in gemeenten. eDepot Een gecentraliseerd digitaal archief dat volgens recente inzichten en richtlijnen is opgezet. Het digitaal opslaan van gegevens moet doordacht gebeuren en is op de lange termijn sowieso duurder dan analoge opslag. Onder andere het Nationaal Archief, de Justitiële Informatiedienst en de archiefdiensten van Rotterdam en Amsterdam zijn daadwerkelijk begonnen met het opzetten van eDepots. Doc-Direkt Een nieuwe interdepartementale archiefverwerkingsdienst die bestaat uit de Centrale Archief Selectiedienst (CAS), archiefspecialisten, documentalisten en andere specialisten (van diverse ministeries), die ervoor moeten zorgen dat binnen tien jaar de opgebouwde verwerkingsachterstand in papieren archieven (naar verluidt 800 kilometer) is weggewerkt. KennisLAB Programma dat bij ICTU (BZK/EZ) is ondergebracht en ook wel Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding heet. KennisLAB probeert de ministeries te helpen met de toepassing van Baseline en de uitwisseling van kennis over de digitale informatiehuishouding. |