'Ouwe meuk' zit jeugdzorg dwars
Binnenlands Bestuur, 9 november 2012
De Bureaus Jeugdzorg zijn hard aan een nieuw informatiesysteem toe. Dan kan ook meteen het zo nodige ‘gezinsgericht werken’ worden ingevoerd. Maar hoe pak je dat aan met de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten op komst? De bureaus en de gemeenten zetten de neuzen alvast één kant op. Nu de provincies nog.
ICT-systemen verouderen, en daar lopen de Bureaus Jeugdzorg al een tijdje tegenaan. Hun primaire systemen IJ (Informatie Jeugdzorg) en KITS (voor meldingen kindermishandeling) zijn aan vervanging toe. Het onderhoud wordt steeds duurder en voor KITS is er zelfs nog meer één man in Zweden die echt weet hoe het systeem in elkaar steekt. Nog belangrijker is dat de systemen de professionals nu een zware administratielast opleveren. En nog belangrijker: ze staan het opkomende ‘gezinsgericht werken’ en de nodige ontkokering in de weg. “Ouwe meuk”, noemt Erik Gerritsen de systemen. Als bestuursvoorzitter van het Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA) is hij één van de voortrekkers van de vernieuwing van de systemen. “IJ is vooral ook gemaakt vanuit verantwoordingseisen en totaal niet gebruiksvriendelijk.” Daar komt nog eens bij dat de 17 Bureaus Jeugdzorg hun IJ- en KITS-systemen elk op hun eigen manier hebben aangepast.
Gezinsmanager Rogier Fokke van BJAA noemt het huidige IJ ‘een draak van een systeem’, dat te veel kindgericht is en uitgaat van functiescheidingen. “We hebben vorig jaar 52 afgeronde dossiers nog eens van a tot z doorgenomen, met steeds de vraag wat de klant van ons werk heeft gemerkt. Dat was schrikken. Er werd ongelooflijk hard gewerkt, maar de klant merkte daar weinig van.” Kinderen werden bijvoorbeeld vaak van de ene naar de andere afdeling overgedragen. En ondertussen zitten de behandelaars veelal achter het beeldscherm. “Als ik een verwijzing maak voor een gezin met vier kinderen moet ik in het oude IJ-systeem hetzelfde proces vier keer doorlopen en de informatie knippen en plakken van het ene kind naar het andere.” Een verzoek tot ondertoezichtstelling voor zo’n gezin vergt dan al gauw een dag werk, terwijl je die tijd als professional liever bij het gezin doorbrengt, stelt Fokke.
Tijd voor vernieuwing dus, en daarom bereiden de BJZ’s een aanbesteding voor van een vervangend systeem. Bij BJAA draait inmiddels een provisorisch stuk software – als ‘schil’ om het oude IJ – dat grotendeels laat zien hoe het moet worden. Gerritsen is trots op de manier waarop daarbij om bekende ICT-valkuilen wordt gemanoeuvreerd. “Niet de bestaande ellende slimmer automatiseren, maar de bestaande ellende slimmer maken en daarna automatiseren.” Belangrijk vindt hij ook dat het systeem van onderop is vormgegeven en de ICT-afdeling daarbij zo lang mogelijk moest wachten. “We zijn vanuit de behoefte van de professional het systeem opnieuw vorm gaan geven.”
Informatiemanager Philippe Bressers zegt dat hij veel ‘op zijn handen moest zitten’ tijdens dat proces. “De traditionele manier van ICT-systemen bouwen is dat je een mooi plan maakt met architectuurplaatjes en een volledig beeld van hoe het moet worden. Maar wij hebben de klant centraal gesteld. We hebben als ICT’ers eigenlijk alleen maar geacteerd op het moment dat er een hele concrete vraag was. In kleine stapjes hebben we steeds mogelijkheden toegevoegd waar direct behoefte aan was. We hebben vooral heel goed geluisterd naar wat de klant wil. Niet meer, niet minder.”
Intussen blijft het oude IJ-systeem volledig operationeel; dat systeem is ook gekoppeld met bijvoorbeeld de GBA en de zorgaanbieders. Bressers: “We hebben dus een slimme snelweg gemaakt tussen gezinsgericht en cliëntgericht.”
‘Generiek Gezinsgericht Werken’ is binnen BJAA nu mogelijk met het nieuwe ‘keukentafelsysteem’ dat gezinnen als geheel benadert en niet als losse individuen beschouwt. Dat leidt voor gezinsmanagers als Rogier Fokke tot forse verbeteringen. De informatie in de vorm van gezinsrapportages is actueler en er hoeft niet meer ‘geknipt en geplakt’ te worden. “Een officieel verzoek tot onderzoek door de Raad voor de Kinderbescherming kost mij nu denk ik nog maar een half uur.” Er is dus meer tijd om aan de keukentafel door te brengen.
De geplande aanbesteding (die naar schatting 7,5 miljoen euro gaat kosten) betekent het vinden van een ICT-dienstverlener die de provisorische schil die bij BJAA draait kan omzetten in een robuust en toekomstvast systeem dat na verloop van tijd ook minder onderhoudskosten vergt dan IJ en KITS nu. Een nogal complicerende factor is echter dat begin 2015 het jeugdzorgtakenpakket van de provincies naar de gemeenten gaat. Gerritsen ziet die complicatie ook, al vindt hij die overheveling op zich een prima besluit.
“We besteden een takenpakket aan dat straks eigendom wordt van de gemeenten. Ik dacht als ex-gemeentesecretaris meteen: moet je wachten? Nou nee, want dan hevelen we een failliete boedel over. Maar als je vanwege de urgentie doorpakt, hoe betrekt je dan de gemeenten erbij die er nu nog niet over gaan? En dat zijn er ook nog eens 415.”
De provincies, voorlopig nog opdrachtgevers van de Bureaus Jeugdzorg, zijn niet blij met dergelijke voortvarendheid. “Wat de provincies en stadsregio's betreft is het ongewenst dat de Bureaus Jeugdzorg op dit moment, met de overdracht aan de gemeenten voor de deur, denken aan de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem”, stelt Marc Witteman, gedeputeerde in Flevoland en lid van het IPO-bestuur. “Het kan dus ook niet zo zijn dat deze investeringen nog ten laste komen van provincies en stadsregio's, als huidige opdrachtgevers.” Ook gedeputeerde Elvira Sweet (Noord-Holland) stelt dat haar provincie hier geen geld meer aan wil uitgeven. Gerritsen vindt dat te betreuren maar zeker geen ‘showstopper’. “De logica dwingt ons om te acteren, niets doen kost ook veel extra geld.” Hij denkt dat dt provincies wel zijn te overtuigen.
Witteman zegt de bureaus Jeugdzorg er verstandig aan zouden doen over dit onderwerp eerst eens contact te zoeken met de gemeenten als toekomstige opdrachtgevers. Dat is al gebeurd en de VNG denkt er inmiddels over na. Hans Versteeg, beleidsmedewerker van de VNG en verantwoordelijk voor de informatiekundige vraagstukken rond de decentralisaties, ziet de transitie van de jeugdzorg zelf niet als het spannendste deel. “Maar in de bijbehorende transformatie valt veel winst te behalen.” En die winst is ook nodig. De transitie gaat immers gepaard met een bezuiniging die inmiddels is opgelopen tot 450 miljoen euro. “Dus we zullen die administratie aan gemeentezijde ook binnenstebuiten moeten keren met dezelfde beweging die bij de Bureaus Jeugdzorg wordt gemaakt. Beginnen met het gesprek aan de keukentafel, kijken wat de problematiek is, meedenken wat het gezin zelf kan doen en dan pas kijken wat je daar als overheid tegenover kunt zetten. Je gaat dan dus niet uit van indicatieprotocollen zoals de jeugdzorg nu doet, maar van gelijkwaardigheid van overheid en burger. Daar hoort dan ook een andere informatievoorziening bij. Niet een systeem dat gericht is op het tevreden stellen van allerlei instanties. Daarom is die verandering zo belangrijk. Wat bij de bureaus gebeurt helpt ons die transformatie te maken.”
Maar gemeenten kijken wel vanuit een breder perspectief dan de zwaardere gevallen die bij de BJZ’s terecht komen, want voor hen gaat het aan de keukentafel ook over lichtere gevallen, werk en inkomen, alcoholmisbruik, schuldenproblematiek of WMO-ondersteuning. Dat geheel moet worden ondersteund. “Dus het nieuwe systeem voor jeugdzorg is wel belangrijk voor gemeenten, maar er moet vanuit de gemeenten nog wel een paraplu overheen.”
Volgens Versteeg moet voor de komende zomer helder worden hoe de keukentafelaanpak er bij de gemeente uit moet komen te zien. VNG en KING gaan de komende tijd met een tiental gemeenten kijken hoe het keukentafelidee informatiekundig kan functioneren, vanuit een handvol casussen, onder andere met de gemeente Amsterdam en BJAA. “En dat geven we ofwel als bestek aan gemeenten mee om een leverancier bij te zoeken, of we gaan het gemeenschappelijk aanbesteden en dan zullen we ook naar de systemen van de bureaus jeugdzorg kijken. Je moet dingen wel in een volgorde doen. Maar waar je nu al wel samen over moet nadenken zijn de communicatie standaarden en de manier van werken.”
Gerritsen denkt dat het door de BJZ’s aanbestede systeem wel binnen die paraplu te gebruiken is, zonder extra aanbestedingsperikelen. “We willen het zo veel mogelijk open source maken, dus dan heb je minder problemen als gemeenten het willen hergebruiken.”
Gerritsen en Versteeg waarschuwen er allebei voor de gerealiseerde administratieve lastenverlichting niet meteen als besparing in te boeken om snel de korting op de jeugdzorg te dekken. Versteeg: “Als je meteen de administratieve lastenverlichting van een nieuw systeem inboekt, gooi je het kind met het badwater weg.” Gerritsen: “Als de klik er eenmaal is met zo’n gezin, dan ben je effectief. Dan gaan ze meewerken aan de hulp en wordt die niet duurder dan nodig. Daar zitten de grote besparingen.”
De Bureaus Jeugdzorg zijn hard aan een nieuw informatiesysteem toe. Dan kan ook meteen het zo nodige ‘gezinsgericht werken’ worden ingevoerd. Maar hoe pak je dat aan met de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten op komst? De bureaus en de gemeenten zetten de neuzen alvast één kant op. Nu de provincies nog.
ICT-systemen verouderen, en daar lopen de Bureaus Jeugdzorg al een tijdje tegenaan. Hun primaire systemen IJ (Informatie Jeugdzorg) en KITS (voor meldingen kindermishandeling) zijn aan vervanging toe. Het onderhoud wordt steeds duurder en voor KITS is er zelfs nog meer één man in Zweden die echt weet hoe het systeem in elkaar steekt. Nog belangrijker is dat de systemen de professionals nu een zware administratielast opleveren. En nog belangrijker: ze staan het opkomende ‘gezinsgericht werken’ en de nodige ontkokering in de weg. “Ouwe meuk”, noemt Erik Gerritsen de systemen. Als bestuursvoorzitter van het Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA) is hij één van de voortrekkers van de vernieuwing van de systemen. “IJ is vooral ook gemaakt vanuit verantwoordingseisen en totaal niet gebruiksvriendelijk.” Daar komt nog eens bij dat de 17 Bureaus Jeugdzorg hun IJ- en KITS-systemen elk op hun eigen manier hebben aangepast.
Gezinsmanager Rogier Fokke van BJAA noemt het huidige IJ ‘een draak van een systeem’, dat te veel kindgericht is en uitgaat van functiescheidingen. “We hebben vorig jaar 52 afgeronde dossiers nog eens van a tot z doorgenomen, met steeds de vraag wat de klant van ons werk heeft gemerkt. Dat was schrikken. Er werd ongelooflijk hard gewerkt, maar de klant merkte daar weinig van.” Kinderen werden bijvoorbeeld vaak van de ene naar de andere afdeling overgedragen. En ondertussen zitten de behandelaars veelal achter het beeldscherm. “Als ik een verwijzing maak voor een gezin met vier kinderen moet ik in het oude IJ-systeem hetzelfde proces vier keer doorlopen en de informatie knippen en plakken van het ene kind naar het andere.” Een verzoek tot ondertoezichtstelling voor zo’n gezin vergt dan al gauw een dag werk, terwijl je die tijd als professional liever bij het gezin doorbrengt, stelt Fokke.
Tijd voor vernieuwing dus, en daarom bereiden de BJZ’s een aanbesteding voor van een vervangend systeem. Bij BJAA draait inmiddels een provisorisch stuk software – als ‘schil’ om het oude IJ – dat grotendeels laat zien hoe het moet worden. Gerritsen is trots op de manier waarop daarbij om bekende ICT-valkuilen wordt gemanoeuvreerd. “Niet de bestaande ellende slimmer automatiseren, maar de bestaande ellende slimmer maken en daarna automatiseren.” Belangrijk vindt hij ook dat het systeem van onderop is vormgegeven en de ICT-afdeling daarbij zo lang mogelijk moest wachten. “We zijn vanuit de behoefte van de professional het systeem opnieuw vorm gaan geven.”
Informatiemanager Philippe Bressers zegt dat hij veel ‘op zijn handen moest zitten’ tijdens dat proces. “De traditionele manier van ICT-systemen bouwen is dat je een mooi plan maakt met architectuurplaatjes en een volledig beeld van hoe het moet worden. Maar wij hebben de klant centraal gesteld. We hebben als ICT’ers eigenlijk alleen maar geacteerd op het moment dat er een hele concrete vraag was. In kleine stapjes hebben we steeds mogelijkheden toegevoegd waar direct behoefte aan was. We hebben vooral heel goed geluisterd naar wat de klant wil. Niet meer, niet minder.”
Intussen blijft het oude IJ-systeem volledig operationeel; dat systeem is ook gekoppeld met bijvoorbeeld de GBA en de zorgaanbieders. Bressers: “We hebben dus een slimme snelweg gemaakt tussen gezinsgericht en cliëntgericht.”
‘Generiek Gezinsgericht Werken’ is binnen BJAA nu mogelijk met het nieuwe ‘keukentafelsysteem’ dat gezinnen als geheel benadert en niet als losse individuen beschouwt. Dat leidt voor gezinsmanagers als Rogier Fokke tot forse verbeteringen. De informatie in de vorm van gezinsrapportages is actueler en er hoeft niet meer ‘geknipt en geplakt’ te worden. “Een officieel verzoek tot onderzoek door de Raad voor de Kinderbescherming kost mij nu denk ik nog maar een half uur.” Er is dus meer tijd om aan de keukentafel door te brengen.
De geplande aanbesteding (die naar schatting 7,5 miljoen euro gaat kosten) betekent het vinden van een ICT-dienstverlener die de provisorische schil die bij BJAA draait kan omzetten in een robuust en toekomstvast systeem dat na verloop van tijd ook minder onderhoudskosten vergt dan IJ en KITS nu. Een nogal complicerende factor is echter dat begin 2015 het jeugdzorgtakenpakket van de provincies naar de gemeenten gaat. Gerritsen ziet die complicatie ook, al vindt hij die overheveling op zich een prima besluit.
“We besteden een takenpakket aan dat straks eigendom wordt van de gemeenten. Ik dacht als ex-gemeentesecretaris meteen: moet je wachten? Nou nee, want dan hevelen we een failliete boedel over. Maar als je vanwege de urgentie doorpakt, hoe betrekt je dan de gemeenten erbij die er nu nog niet over gaan? En dat zijn er ook nog eens 415.”
De provincies, voorlopig nog opdrachtgevers van de Bureaus Jeugdzorg, zijn niet blij met dergelijke voortvarendheid. “Wat de provincies en stadsregio's betreft is het ongewenst dat de Bureaus Jeugdzorg op dit moment, met de overdracht aan de gemeenten voor de deur, denken aan de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem”, stelt Marc Witteman, gedeputeerde in Flevoland en lid van het IPO-bestuur. “Het kan dus ook niet zo zijn dat deze investeringen nog ten laste komen van provincies en stadsregio's, als huidige opdrachtgevers.” Ook gedeputeerde Elvira Sweet (Noord-Holland) stelt dat haar provincie hier geen geld meer aan wil uitgeven. Gerritsen vindt dat te betreuren maar zeker geen ‘showstopper’. “De logica dwingt ons om te acteren, niets doen kost ook veel extra geld.” Hij denkt dat dt provincies wel zijn te overtuigen.
Witteman zegt de bureaus Jeugdzorg er verstandig aan zouden doen over dit onderwerp eerst eens contact te zoeken met de gemeenten als toekomstige opdrachtgevers. Dat is al gebeurd en de VNG denkt er inmiddels over na. Hans Versteeg, beleidsmedewerker van de VNG en verantwoordelijk voor de informatiekundige vraagstukken rond de decentralisaties, ziet de transitie van de jeugdzorg zelf niet als het spannendste deel. “Maar in de bijbehorende transformatie valt veel winst te behalen.” En die winst is ook nodig. De transitie gaat immers gepaard met een bezuiniging die inmiddels is opgelopen tot 450 miljoen euro. “Dus we zullen die administratie aan gemeentezijde ook binnenstebuiten moeten keren met dezelfde beweging die bij de Bureaus Jeugdzorg wordt gemaakt. Beginnen met het gesprek aan de keukentafel, kijken wat de problematiek is, meedenken wat het gezin zelf kan doen en dan pas kijken wat je daar als overheid tegenover kunt zetten. Je gaat dan dus niet uit van indicatieprotocollen zoals de jeugdzorg nu doet, maar van gelijkwaardigheid van overheid en burger. Daar hoort dan ook een andere informatievoorziening bij. Niet een systeem dat gericht is op het tevreden stellen van allerlei instanties. Daarom is die verandering zo belangrijk. Wat bij de bureaus gebeurt helpt ons die transformatie te maken.”
Maar gemeenten kijken wel vanuit een breder perspectief dan de zwaardere gevallen die bij de BJZ’s terecht komen, want voor hen gaat het aan de keukentafel ook over lichtere gevallen, werk en inkomen, alcoholmisbruik, schuldenproblematiek of WMO-ondersteuning. Dat geheel moet worden ondersteund. “Dus het nieuwe systeem voor jeugdzorg is wel belangrijk voor gemeenten, maar er moet vanuit de gemeenten nog wel een paraplu overheen.”
Volgens Versteeg moet voor de komende zomer helder worden hoe de keukentafelaanpak er bij de gemeente uit moet komen te zien. VNG en KING gaan de komende tijd met een tiental gemeenten kijken hoe het keukentafelidee informatiekundig kan functioneren, vanuit een handvol casussen, onder andere met de gemeente Amsterdam en BJAA. “En dat geven we ofwel als bestek aan gemeenten mee om een leverancier bij te zoeken, of we gaan het gemeenschappelijk aanbesteden en dan zullen we ook naar de systemen van de bureaus jeugdzorg kijken. Je moet dingen wel in een volgorde doen. Maar waar je nu al wel samen over moet nadenken zijn de communicatie standaarden en de manier van werken.”
Gerritsen denkt dat het door de BJZ’s aanbestede systeem wel binnen die paraplu te gebruiken is, zonder extra aanbestedingsperikelen. “We willen het zo veel mogelijk open source maken, dus dan heb je minder problemen als gemeenten het willen hergebruiken.”
Gerritsen en Versteeg waarschuwen er allebei voor de gerealiseerde administratieve lastenverlichting niet meteen als besparing in te boeken om snel de korting op de jeugdzorg te dekken. Versteeg: “Als je meteen de administratieve lastenverlichting van een nieuw systeem inboekt, gooi je het kind met het badwater weg.” Gerritsen: “Als de klik er eenmaal is met zo’n gezin, dan ben je effectief. Dan gaan ze meewerken aan de hulp en wordt die niet duurder dan nodig. Daar zitten de grote besparingen.”